Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительские расходы. Первичные документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Такимобразом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видамдеятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, вкоторых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема),приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначениерасходов и их величина.
Законодательство к представительским расходам относит следующее:
- затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
- транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
- услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.
Кофе-брейк (англ. coffee break, кофейный перерыв) составляет по времени от 15 до 40 минут. Он предназначен для приема пищи и неформального общения во время научной или бизнес-конференции, обычно представляет собой стол с чашками, банками растворимого кофе и (или) чаем в пакетиках, емкостями с горячей водой, конфетами, сахаром, сливками и печеньем. Как и фуршет, кофе-брейк не подразумевает фиксированных мест: участники сами наливают себе кофе и едят стоя. Таким образом, данное мероприятие можно приравнять к завтраку или обеду во время проведения официального приема или иного мероприятия.
Содержание:
Документальное оформление представительских расходов
Длятого, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и вналоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы,подтверждающие, что данные расходы были произведены.
В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136).
Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам организации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы.
Оформление представительских расходов
Каждая фирма или организация имеет представительские расходы, которые возникают при решении серьезных вопросов в неофициальной обстановке. Зачастую налоговые органы не признают такие затраты для налогообложения доходов из-за неправильно сформированных документов или в связи с тем, что компания не обладает вескими доказательствами об экономической оправданности произведенных расходов.
В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).
Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.
Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.
Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).
В данном случае юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо знать, какие документальные акты необходимы, как их правильно оформить, чтобы контролирующие органы признали представительские затраты общими расходами.
Из поставленного вопроса следует, что администрация школы в целях привлечения подростков и пробуждения у них заинтересованности в получении спортивных навыков и мастерства проводит одно из мероприятий, на которое кроме студентов и абитуриентов приглашены гости. Понесенные затраты, по нашему мнению, можно отнести к представительским расходам. В Постановлении ФАС ПО от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012 отмечено, что ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, поэтому претензии налоговых органов в указанной части были отменены.
Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством России.
Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Налоговоезаконодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Этозакреплено в статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации, где указано,что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты,подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии сзаконодательством России.
В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.
Для того, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.
Для поддержания теплой дружественной атмосферы был организован кофе-брейк. Можно ли отнести данные расходы к представительским расходам?
Для того, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.
Таким образом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видам деятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.
Что касается подтверждающих документов, отметим следующее. В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Как отмечает Минфин в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, поскольку в отношении представительских расходов гл. 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих названные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.
Попробуемразобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, наосновании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласнотребованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированиюбухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией,должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичнымиучетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий, в обязательном порядке, цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.
Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как «отшумит веселье».
Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).
Для проведения Дня открытых дверей школа олимпийского резерва пригласила бывших учеников, которые обучались в названном учебном заведении. Для поддержания теплой дружественной атмосферы был организован кофе-брейк. Можно ли отнести данные расходы к представительским расходам? Какие подтверждающие документы являются основанием для отражения этих затрат в учете?
Поэтому каждое предприятия лично определяет порядок контроля и оформления таких затрат, для предоставления их в налоговые учреждения.