Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли к авансовому отчету приложить чек с заправки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы*.
Большинство предприятий в Украине и России, которые находятся на упрощённой системе налогообложения, для отражения финансовых операций должны использовать ККМ. После совершения покупки, продавец в обязательно порядке доложен выдать фискальный чек. Покупатель, в свою очередь, берёт его на автомате, иногда даже не задумываясь о том, что это своего рода документ. Как и любой документ строгой отчётности, кассовый чек должен отражать определённую информацию.
С 1 июля продавцы на общей системе и УСН выдают только онлайн-чеки (см. образец 1 ниже). Обратите внимание в новом чеке на два реквизита.
Содержание:
Достаточно ли кассового чека для подтверждения расходов?
Все документы, служащие для авансового отчета, содержат основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.) и информацию о расходах на услуги и товары. Кроме кассового чека, могут использоваться:
- Бланк строгой отчетности. В его роли может выступать билет на самолет или поезд, талон, абонемент на посещение курсов или тренингов.
- Приходный кассовый ордер. Его заполняет бухгалтер или руководитель организации.
- Товарный чек. Его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец от руки или в электронном виде. Он не является фискальным документом: то есть его не всегда выпускает официально зарегистрированная касса.
Если получить настоящий чек не удалось, то при его отсутствии налоговики наверняка посчитают расходы на топливо неподтвержденными. Тогда можно привести следующие аргументы в защиту.
И можно ли учесть расходы, подтвержденные одним лишь этим документом? Проанализируем письма налоговых органов разных уровней, чтобы узнать, что проверяющие думают по этому поводу.
Какие же документы к авансовому отчету могут стать подтверждением произведенных расходов? В первую очередь сам факт оплаты подтверждается кассовым чеком. Но если в чеке покупки не расшифровываются, то не обойтись без другого сопутствующего документа, который будет подтверждать наименование, количество и стоимость приобретенных ценностей, например, товарный чек, накладная, акт.
Подтверждают ли расходы чеки с ККТ, не зарегистрированной в ИФНС?
Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Зарплата» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Нефискальный отчет — это документ, который некоторые АЗС, например Роснефти, сейчас выдают непосредственно перед заправкой, а настоящий чек пробивают, только когда водитель уже наполнил бак. Внешне отчет очень похож на обычный чек, в нем есть все данные заправки, а также стоимость бензина, марка и литраж. Но списать расходы по нему не получится, поскольку в нем нет таких обязательных реквизитов, как заводской номер кассового аппарата и номер электронной защитной ленты, и на нем четко написано, что он не предназначен для учета (см. рисунок).
Особенность фискальных чеков состоит в том, что они в обязательно порядке сохраняется в памяти контрольно-кассовой машины.
Вместе с тем Налоговый кодекс не содержит четких перечней документов, которыми можно подтвердить конкретные виды расходов.
В чеке с автозаправки кроется опасная ловушка
Порой подотчетным лицам очень сложно отличить товарный чек от чека контрольно-кассовой техники (ККТ). Внешне они действительно очень схожи. Давайте разбираться вместе в нюансах этих и других документов, которые идут вместе с авансовым отчетом.
Однако в том же письме ведомство отметило, что для признания таких расходов в налоговом учете у компании-покупателя в дополнение к кассовому чеку должны быть и другие первичные документы, свидетельствующие о связи произведенных расходов с ее деятельностью, направленной на получение дохода. Ведь в целях налогообложения расходами считаются только те затраты, которые произведены для осуществления предпринимательской, хозяйственной или иной деятельности, направленной на получение дохода (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).
Так, в письме Минфина России от 11.02.2009 N 03-11-06/3/28, письме УФНС России по Иркутской области от 30.11.2009 N 16-25/024030@ «Об ответах на наиболее часто задаваемые налогоплательщиками вопросы» разъяснено следующее: «Товарный чек является одним из первичных документов, на основании которого покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (ст. 493 ГК РФ)».
Но сотрудники, как правило, не обращают на это внимания, а операционисты на АЗС обычно не считают нужным предупредить, что после заправки надо подойти к кассе еще раз за нормальным чеком. Поэтому для безопасного учета надо заранее предупредить водителей, чтобы они перепроверяли документы непосредственно на заправке и при необходимости просили у операциониста чек ККТ. В случае отсутствия чека — расходы на бензин за их счет. Такую оговорку можно включить и во внутреннее Положение о расчетах с подотчетными сотрудниками.
Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.
С помощью этого реквизита можно проверить чек в мобильном приложении «Проверка чеков». Если чек поддельный, то приложение выдаст ошибку. Если чек подлинный, то можно запросить еще и электронный документ. Кстати, чиновники считают, что электронный чек тоже подтверждает оплату товара (см. мнение ниже).
Расходы по выданным сотруднику наличным средствам необходимо подтверждать квитанцией. Однако оформить авансовый отчет для бухгалтерии можно и без кассового чека. Существует ряд нюансов, которые нужно учитывать при использовании других отчетных документов.
Работники, которые заправляют машины, могут приложить к авансовому отчету «левые» онлайн-чеки. Если налоговики об этом узнают, то снимут расходы. Подделку легко распознать по нескольким признакам (см. образец 3 ниже).
Залоговая квитанция, подтверждает осуществление предоплаты, после окончания заправки должен быть выдан чек. (Постановление ФАС Московского округа от 21.06.2006 № КА-А40/5196-06 по делу № А40-64560/05-92-567). Но отсутствие кассового чека, не снимает обязанности работодателя возместить расходы на проезд. Залоговая квитанция является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
В некоторых кассовых чеках указываются наименования приобретенных товаров и их стоимость. Однако и в этом случае чек еще не становится первичным документом. А вот в некоторых чеках предусмотрено специальное поле для подписи того, кто его выдает. Если есть подпись – можно обойтись без товарного чека.
Иначе инспекторы могут снять расходы. § Но не всегда видно разницу между товарным и кассовым чеками. И поэтому подотчетные лица прикладывают к авансовому отчету только товарный чек (рис.1). Действительно, внешне он очень похож на чек ККТ.
В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. 2 и п. 3 ст. 2 Закона 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).
Из письма ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ следует, что в чеке ККТ приводятся сведения только о расчете с продавцом (в том числе дата и время оплаты, общая сумма платежа), а не о приобретении у него товаров, работ или услуг.
Также проверьте по названиям товаров, не купил ли работник что-то для себя. Если нашли личные покупки, потребуйте у сотрудника объяснительную (см. образец 2 ниже).
В большинстве случаев отчетность требуется для подтверждения работниками командировочных расходов. Сотрудник, получивший деньги из кассы для выполнения служебных поручений, обязан предоставить в бухгалтерию или руководителю отчет, к которому прикрепляются документы, подтверждающие профессиональные затраты. Это могут быть затраты на проезд до места назначения и обратно, оплата гостиницы, в некоторых случаях питание.
Когда можно подтвердить покупки одним товарным чеком без кассового?
В онлайн-чеках наименования товаров обязательно. Чек может быть без расшифровки, если продавец — ИП на спецрежиме. Он вправе не печатать названия товаров до 2021 года (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Если названия нет или оно обобщенное (канцтовары и т. п.), то потребуйте у работника товарный чек.
Сотруднику, который по забывчивости все же приложил к авансовому отчету нефискальный чек, можно порекомендовать еще раз подъехать на АЗС и обратиться к операционисту или менеджеру. Возможно, у них еще сохранились чеки даже за предыдущие дни. Если нет, то водителю дадут чек, датированный текущим числом, тогда необходимо будет переписать авансовый отчет.
В этом случае отпадает необходимость выдачи подотчетных средств, скажем, на проживание или даже проезд (например, можно оплатить билеты с корпоративной карты онлайн).
Если углубиться в понятия, то разница между ними будет видна даже человеку, далёкому от бухгалтерии. Фискальный чек – это документ определённого образца, который в обязательном порядке был пропущен через кассовую машинку. В нём отражена информация о фирме, сумма, полученная от покупателя, номер кассы и ряд другой важной информации. Не фискальный чек может содержать всю эту же информацию, с единственным лишь отличием – операция не была проведена через кассовый аппарат. И если фискальный кассовый чек является документом, подтверждающим покупку товара или оплаты той или иной услуги, то не фискальный чек, по сути, не является документом.
На отчете имеется предупреждение, что он не является фискальным документом и не подходит для подтверждения расходов. По сути, это всего лишь расписка в получении аванса.
Более того, ведомство подчеркнуло, что чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Можно. Если в кассовом чеке есть полная информация о купленном ТМЦ, с указанием наименования, количества, цены, общей сумме, а также наименование поставщика и его реквизиты (хотя бы ИНН, а на кассовом чеке оно обязательно есть) , а также смотря на что этот чек. Если на бензин, то это будет являться основанием целевого расходования подотчетных средств, если топливо предназначалось для целей производственной деятельности, и оно будет отнесено на счет затрат производства полностью, потому что экономически Вы их можете обосновать, а следовательно, включить в авансовый отчет.