Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основание в РКО». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Заполнение ордера начинается с указания наименования организации выдающей денежные средства и его структурного подразделения, если такое имеется. Код по ОКУД берется из справки статистики. Номер документа ставится в соответствии с очередным порядковым номером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, установленная форма документа КО-3. С начала каждого года нумерация документов в журнале начинается с нуля и производится по порядку.
Ситуаций, когда требуется выдача наличных денег, множество. В зависимости от того для каких нужд осуществляется выплата и на какие цели идут средства, расходные ордера оформляются по-разному, сопровождаясь определенными прилагаемыми документами.
Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление — залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.
Содержание:
Образцы заполнения бланков РКО
В данном документе кроме суммы указывается еще и личность получателя, а также отмечаются основания для выдачи денег. Форма данного ордера (КО-2) является уникальной и утвержденной для обязательного применения всеми ИП. Она используется организациями, которые имеют кассу и осуществляют по ней соответствующие операции. Бланк расходного ордера не относится к строгим отчетностям и не может стать их заменой, однако подлежит обязательному учету в журнале регистрации по расходным и приходным кассовым ордерам.
Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде.
Расходный ордер может составляться бухгалтером, в том числе главным, кассиром, руководителем фирмы (при отсутствии на предприятии бухгалтерии) или наемным специалистом, привлеченным по договору подряда. В этом случае все необходимые подписи проставляет директор организации.
Зачем нужен расходный кассовый ордер
Указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, если деньги выданы 7 сентября 2015 года, записывается как 07.09.2015.
Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
В получении средств для выдачи заработной платы расписывается сотрудник, который будет осуществлять непосредственно ее выплату работникам. Это может быть кассир, бухгалтер, кадровый работник, бригадир, начальник цеха. Все зависит от распоряжения руководителя и утвержденного на предприятии положения по оплате труда.
Подотчетные лица – это сотрудники организации, имеющие право на получение денежных средств с целью их дальнейшей траты на нужды предприятия.
Общий алгоритм формирования РКО един как для предпринимателей, так и для организаций. Законодательно ИП освобождены от обязанности соблюдать кассовую дисциплину в большинстве случаев.
При выдаче в подотчет денежной суммы необходимо заполнить следующие поля РКО:
- ОКПО – код предприятия по территориальному справочнику.
- Название компании в полном или сокращенном виде.
- Подразделение при необходимости, из которого происходит расходование наличных денег на подотчет.
- Номер – проставляется в хронологическом порядке в соответствии с действующей нумерации в организации, отраженной в кассовой книге.
- Дата – день заполнение ордера соответствует моменту выдачи в подотчет денег подотчетному лицу.
- Код подразделения нужно заполнять, если таковые введены в организации.
- Счет бухгалтерского учета, в дебет которого поступает подотчетная сумма (счет 71).
- Код аналитического учета заполняется при ведении аналитики по данном счету.
- Кредит – счет 50, предназначенный для учета операций по кассе.
- Сумма – цифрами заполняется выдаваемая под отчет денежная сумма.
- Выдать – ФИО работника подотчетного лица, которому выдаются деньги в подотчет, заполняется в дательном падеже.
- Основание – основание и цель выдачи наличных денег (например, выдача в подотчет на оплату канцтоваров по накладной №11 от 14.11.2018).
- Сумма – прописью в именительном падеже с большой буквы, копейки цифрами, ниже повторяется та же величина цифрами.
- Приложение – документальное основание для выплаты денежных средств под отчет работнику, это может быть заявление подотчетного лица или приказ.
- Подписи ответственных лиц – руководитель и главный бухгалтер.
- Получил – полученная подотчетным лицом денежная сумма из кассы, дата получения и подпись.
- По – реквизиты паспорта подотчетного лица.
- Выдал – подпись и ФИО кассира, выдавшего деньги под отчет из кассы.
Основание для расходования денег, за исключением зарплаты, служит заявление работника, подписанное директором фирмы с указанием направления расходования.
Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Данная строка заполняется бухгалтером, ответственным за ведение первичных кассовых документов. При наличии отдельного структурного подразделения указывается его код, если денежные средства списывается с их кассы (например, в случае конкретной торговой точки или магазина). Если такого подразделения нет ставится прочерк.
В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).
Расходный кассовый ордер обязательно подписывают лица, которые ответственны за ведение данной документации. Это важно знать. Под ними подразумевают кассира, бухгалтера и директора компании. При этом следует учесть то, что руководитель организации не может подписывать указанный бланк в том случае, когда к нему прилагаются акты проведенных работ, счета, заявления и другие материалы, имеющие его разрешающую резолюцию. Для получения денежных средств по данному ордеру лицу, осуществляющему их выдачу (кассиру), следует предъявить паспорт или иной документ, который удостоверяет личность получателя. Это является важным условием. При этом паспортные данные указываются в форме КО-2. Также в данном случае от получателя потребуется написание расписки о получении денежных средств.
Расходный ордер: тонкости заполнения при разных выплатах
На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).
Организация работающая с наличными денежными средствами обязана документировать данные операции, как при приеме денег, так и при выдаче. Основанием для выдачи денег является расходный кассовый ордер, оформляемый по унифицированному бланку формы № КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером-кассиром или ответственным на это действие лицом. Рассмотрим образец заполнения расходного кассового ордера.
Вступивший с 2014 года нормативный акт определяет, что применять можно не только стандартную форму КО-02, но и разработанные с учетом нужд и особенностей деятельности собственные бланки.
Однако, практика показывает, что правильное и четкое составление расходных ордеров защищает предприятие не только от обмана со стороны получателей денежных средств и досадных сбоев автоматизированных программ, но и позволяет уверенно отстаивать интересы организации перед контролирующими органами.
Как выписать расходный кассовый ордер
Может использоваться бланк, приобретенный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходник не должен содержать никаких исправлений, в противном случае он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо перевыпустить в правильном варианте.
В строке «Приложение» нужно указать документы, которые служат основанием для выдачи кассиром денежных средств подотчетному лицу.
Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).
Ответ на данный вопрос является простым. Среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют приходный и расходный кассовый ордер. Они абсолютно не привязаны к осуществлению ведения всего бухгалтерского учета. Для них применяют только бумажные носители из-за того, что подобные бумаги нуждаются в личном подписании ответственных лиц. Это важно знать. Также расходный кассовый ордер должен подписать субъект, который осуществляет получение денежных средств. Необходимо отметить то, что в настоящее время законодательством запрещается заверять данные документы при помощи электронно-цифровой подписи.
Как вести учет и сколько хранить
ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014). При заполнении указанного документа следует придерживаться определенных правил. Данное действие регламентировано ст. 14-21 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера.
Основным бланком, оформляемым при выдаче наличности из кассы компании, является расходный кассовый ордер (РКО). Его необходимо заполнять каждый раз, когда осуществляется расходование денег в ходе осуществления хозяйственной или иной деятельности. Порядок ведения операций по кассе разрешает не применять РКО только предпринимателям, ведущим учет в упрощенном варианте.
Самой рядовой ситуацией является выдача из кассы заработной платы. В зависимости от того, осуществляется выплата одному работнику или же нескольким лицам по ведомости, различается и заполнение формы.
От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ).
При выдаче в подотчет денег бухгалтер обязательно заполняет расходный кассовый ордер. На его основании работнику выдается наличность из кассы кассиром. В графе Дебет ставится номер корреспондирующего счета, а при необходимости указывается субсчет. По дебету отражается основание выдачи денег из кассы организации. При наличии кодов аналитического учета в организации указывается его код, если нет – ставится прочерк.