Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадры журнал учета». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — это бухгалтерский регистр, в котором отражаются все выданные и поступившие в организацию счета-фактуры.
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности; 2. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу; 3. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении; 4. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков; 5.
Содержание:
Для чего нужен и чем предусмотрен
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.
Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством.
Отделы кадров, как правило, используют следующие регистрационные формы: — журнал регистрации трудовых договоров; — журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; — журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; — журнал регистрации приказов о командировках работников; — журнал регистрации командировочных удостоверений; — журнал регистрации служебных заданий; — журнал регистрации локальных нормативных актов; — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; — журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; — журнал выдачи справок по личному составу; — журнал учета больничных листов.
Также анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ8 «Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9 «Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». Заполнение эти форм служит основой для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.
Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации. Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.
ДСВ-3 — это форма отчетности в Пенсионный фонд, в которой отражается величина перечисленных работодателем дополнительных страховых взносов.
Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию. Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.
Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.
В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.
Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица, направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за счет средств предприятия. Обязательны ли для ведения следующие книги учета (журналы регистрации): 1. Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности; 2. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу; 3. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении; 4. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков; 5. Журнал регистрации командировочных удостоверений.и какие наказания грозят организации если этих журналов нет.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней.
В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Регистрационно-учетные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности) и для упорядочения работы с кадровой документацией.
При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.
Журнал учета больничных листов
Продолжая тему регистрации кадровых документов, мы попробуем разобраться, какие журналы нужно иметь каждому работодателю. Сразу заметим, что называть любую регистрационную форму можно либо Журнал, либо Книга.
Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).
Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.
Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.
Журнал учета пожарных кранов — это документ, в котором фиксируют сведения о спецсредствах обеспечения безопасности. Они находятся на балансе организации и нуждаются в постоянном обслуживании.
В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.
Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».
Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, суммируется и делится на число календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня.