Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какую форму табеля учета рабочего времени надо вести в государственном органе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Среди офисных сотрудников есть поверье – если, вернувшись из отпуска, вы не можете вспомнить пароль от рабочей почты, значит, отдохнули вы хорошо.
В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.
Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник учреждения работает в нем еще и по совместительству? В таком случае при заполнении табеля фамилия работника будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй — время работы по совместительству, при этом здесь необходимо отразить табельный номер, соответствующий второму договору, заключенному на условиях внутреннего совместительства. Если же работник трудится в двух разных подразделениях, то время его работы необходимо отразить в табеле каждого подразделения.
Содержание:
Что это за документ и для чего он нужен?
Такой бланк принадлежит к разделу форм класса 05, «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» ОКУД.
Табели учета рабочего времени должны храниться в учреждении в течение пяти лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — в течение 75 лет <3>.
Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.Табель составляют в одном экземпляре каждые полмесяца – перед авансом и окончательным расчетом. Это соответствует требованиям Трудового кодекса о выплате зарплаты не реже чем два раза в месяц. Кроме того, заполнять табель перед выплатой аванса нужно, поскольку его рассчитывают исходя из фактически отработаного времени.
Введение дополнительного выходного дня в компании возможно при условии его оплаты, поскольку он лишает работников возможности трудиться в день, не являющийся по закону нерабочим праздничным или выходным.
В примере представлен учет рабочего времени для медицинских работников, которым ст. 350 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 14.02.2003 N 101 установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.
Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.
Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.
Организация учета и контроля отработанного сотрудниками времени — обязанность любого работодателя, закрепленная статьей 91 ТК РФ. Дадим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени (Т-13, Т-12 и форма 0504421).
Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.
Для заполнения табеля учета рабочего времени применяются буквенные коды, найти их можно на обложке формы 0504421. В табличную часть напротив фамилии сотрудника ставится буквенный код отклонения при наличии на то оснований. Фиксировать явки и выходные дни не нужно.
В конце месяца работник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.), которые записываются в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Табель подписывается ответственным за его ведение лицом и в установленные сроки сдается в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52). Затем табель утверждается руководителем учреждения для дальнейшего составления работниками бухгалтерии расчетно-платежной ведомости для начисления заработной платы работникам.
Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.
Как заполнить табель для учета рабочего времени сотрудников-надомников? Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. По нашему мнению, для работников-надомников целесообразно вести отдельный табель учета рабочего времени методом регистрации отклонений. Это значит, что в нем необходимо указывать не рабочее время, а выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и т.д.
Сотрудник, который желает прервать отпуск по уходу за ребенком, может заранее в письменной форме проинформировать об этом работодателя, хотя это не обязательно. В этом случае приказ об окончании отпуска издается на основании заявления работника.
Если возникает необходимость отметить в один день более одного отклонения, то применяется следующее правило — если отклонений два, то они указываются через дробь, если более двух — то заполняется новая строка для этого же работника.
Следовательно, в нижней строке необходимо указать «4/2», где перед косой чертой будет указано количество отработанных часов в пределах нормы, а после — количество часов, отработанных сверхурочно. Как известно, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждая компания обязана составить график отпусков не менее, чем за 2 недели до нового года.
Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, однако при необходимости компания вправе вводить в документы унифицированной формы дополнительные строки и графы (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).
Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если человек не работает в штате, а трудится в фирме по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения), учет его рабочего времени не ведут.
Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.
Как отразить в табеле учета рабочего времени работу сотрудника, если по трудовому договору ему установлен режим неполного рабочего времени — 4 часа в день, но он несколько дней работал сверхурочно, по 6 часов в день? В соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочной является работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего времени — ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Таким образом, работа за пределами установленной трудовым договором продолжительности рабочего времени может рассматриваться для конкретного работника как сверхурочная с соответствующей оплатой, предусмотренной ст. 152 ТК РФ.
Страницы для указания начислений, используемые при расчете заработной платы, заполняет бухгалтерия после того, как ответственное за ведение табеля лицо, передаст его в бухгалтерию по окончанию месяца. Пример заполнения формы по ОКУД 0504421 можно скачать по ссылкам ниже.
Штрафы за неправильное ведение
Какой код поставить в табеле учета рабочего времени, если у сотрудника отпуск выпадает на праздничный день? Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Следовательно, если у работника отпуск выпадает на нерабочий праздник, в табеле этот день необходимо обозначить буквенным кодом «В» — нерабочий праздничный день. Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.
Обратите внимание! Обязанность по внесению табеля в электронную программу также следует закрепить в должностной инструкции, трудовом договоре и приказе работодателя.
Кто занимается ведением документа?
На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.
Где В — выходные дни, Б — временная нетрудоспособность, А — неявка с разрешения администрации (отпуск за свой счет), прочерки 30 — 31 — т.к. последний день работы в месяце — 29 февраля, в графе 35: число 5 — количество дней неявки на работу, 30 — количество часов за 5 дней.
Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.
В укреплении трудовой дисциплины и повышении производительности труда важную роль играет контроль своевременного выхода на работу, учет отработанного времени и времени оставления работы.