Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За пределами электронной первички: договоры, кассовые документы и кадровый документооборот». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В конце года стоит проверить, на месте ли все первичные документы, нет ли в них ошибок, все ли распечатано, что нужно. Навести идеальный порядок в первичке и ничего не упустить поможет наш чек-лист.
Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях.
Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.
Содержание:
Что такое документооборот и зачем он нужен
Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге.
Необходимо также учитывать, что заключение договора страхования с физическим лицом подразумевает предоставление персональных данных. Соответственно данные, передаваемые страхователем должны быть защищены с учетом требований 152-ФЗ «О персональных данных». К сожалению, это является слабым местом большинства онлайн-сервисов, но это тема отдельной статьи.
Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств.Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).
Это лишь небольшой список дел, который поможет навести порядок в документах. Что еще надо сделать в конце года с документами — читайте в главной теме номере.
Так уж сложилось, что история внешнего обмена электронными документами тесно связана с первичкой: именно с электронных актов и счетов-фактур пошла основная практика ЭДО. Однако самые интересные кейсы обмена лежат за пределами обмена бухгалтерскими документами.
При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (простым карандашом и т.п.). Нарушения в области оплаты труда будут караться жестче! Изменятся сроки выплаты заработной платы! Денежная компенсация вырастет в разы!
Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.
Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.
Соответствующие поправки в Закон РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» были внесены 04.06.2014г. Однако, спустя всего год, рынок онлайн-страхования уже довольно насыщен. Выделяются страховые продукты, возможность продажи которых через интернет считается хорошим тоном среди страховщиков. В первую очередь — страхование выезжающих за рубеж, а с 01.07.2015 еще и обязательное страхование автогражданской ответственности (ОСАГО).
На практике компании обмениваются факсовыми копиями документов и делают записи в бухгалтерской про-грамме на основании этих бумаг. Это позволяет оперативно отражать сделки с контрагентом, который находится в другом городе. Но списывать расходы можно только на основании оригиналов документа. Поэтому в конце года надо убедиться, что все записи в учете подтверждены оригиналами «первички». Все факсовые копии необходимо заменить подлинниками. Иначе инспекция на выездной проверке снимет расходы. А судьи их поддержат (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).
Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания), принимаются с учетом мнения представительного органа работников. При этом необходимо руководствоваться нормами ст. 372 ТК РФ, где установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.
Как правило, на предприятиях под понятием “работа с документацией” подразумевается:
- Получение первичных данных.
- Предварительная обработка сведений.
- Оформление документов.
- Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
- Повторная обработка первичной документации.
- Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.
В ООО «Ломос» поступил договор на поставку от ЗАО «Форот». При этом в ЗАО «Форот» договору был присвоен № 305/607НВ/05.
Работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов и подписание данных документов, определяются, как правило, руководителем организации. Проекты локальных нормативных актов согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации по усмотрению руководителя.
Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.
Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).
В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Кадровые документы в системе электронного документооборота
Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке.
Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.
Данная группа документов может утверждаться посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения (например, при утверждении штатного расписания) или посредством проставления на документе грифа утверждения с указанием должности руководителя организации, его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения (например, при утверждении должностной инструкции). В статье рассмотрим, что это такое – первичная документация в бухгалтерии – и как осуществляется ее обработка.
Состав кадровой документации: виды и разновидности документов
Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта — в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников. Локальные нормативные акты, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников. Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.
При этом для заключения договора страхования может использоваться оферта страховщика (подписанная квалифицированной электронной подписью), чем многие страховщики пользуются. Оферта страховщика считается акцептованной страхователем при наступлении двух событий: выполнение страхователем действий на сайте страховщика, необходимых для оформления страхового полиса и уплата страховой премии страхователем.
Разрабатываем график документооборота
Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
В этом процессе своими масштабами выделяется отрасль страхования. Происходит это не случайно – в отраслевом страховом законодательстве четко обозначена возможность заключения договоров страхования онлайн с физическими лицами, и описан порядок их заключения.
Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре.
В конце года стоит проверить, вся ли «первичка», которую компания составила в текущем году, есть в приложении к учетной политике или в договоре с контрагентом. По мнению Минфина, не имеет значения, утвердил поставщик «первичку» в учетной политике или нет. Достаточно, чтобы ее форма была приложена к соглашению сторон и отвечала требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261). А в политику можно записать фразу, что компания оформляет операции бумагами, согласованными в договоре.