Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на гсм». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По своей сути служебная записка является формой внутренней переписки, которая зачастую ведется структурными подразделениями, любому адресату от какого-либо должностного лица.
Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ – документ, в котором отображается распоряжение руководителя предприятия относительно норм расхода топлива, а так же горюче-смазочных материалов для работы конкретных транспортных средств на предприятии. КВ приказе надо детально расписать информацию об автомобиле, для которого компания устанавливает новую норму (2). Напишите марку машины, ее модификацию, государственный регистрационный знак. Тогда меньше риска запутаться и завысить расходы в налоговом учете.
Содержание:
Образец приказа о нормах расхода ГСМ
Водитель должен на ведомости расписаться, подтвердив количество приобретенного вида ГСМ. При этом данные, приведенные в ведомости и путевом листе должны быть сходны. В конце истекшего месяца ведомость закрывается для подведения итогов.
В связи с неоднозначными разъяснениями чиновников компания может себя обезопасить от претензий проверяющих, утвердив приказ о применении норм топлив и ГСМ, применяемых в целях налогообложения (см. образец ниже).
Именно в приказе об утверждении норм расхода топлива и ГСМ, который подписывается руководителем предприятия и указывается конкретное значение поправочного коэффициента. Организация должна обосновать расходы на топливо в налоговом учете. Для этого можно использовать нормы расхода ГСМ на 2018 год, утвержденные Минтрансом РФ в последней редакции. Таблицу нормативов по видам транспорта вы найдете в статье.
Следует также отменить, что при определении норм расхода топлива и ГСМ необходимо помнить о поправочных коэффициентах. Поправочные коэффициенты учитывают дорожные и климатические условия, в которых эксплуатируется транспортное средство. Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ как правило основывается на акте контрольного замера расхода топлива и горюче-смазочных материалов.
На протяжении долгого времени остается спорным вопрос: в каких пределах компания вправе учитывать в расходах стоимость приобретаемого для автомобилей топлива и нужно ли нормировать такие расходы? Безопаснее закрепить нормы списания ГСМ во внутреннем приказе компании.
Для учета эксплуатационных, климатических, дорожно-транспортных, а так же иных факторов применяются поправочные коэффициенты. Они устанавливаются в виде повышения или же снижения исходного значения нормы расхода ГСМ и топлива, выраженного в процентах.
Но следует иметь в виду, что при транспортировке транспортного средства в пригородной зоне, в использовании поправочных коэффициентов нет необходимости.
Электронная подпись за 1 час для:
Основная законодательная база по учету путевых листов и расходов на ГСМ была принята еще в 2008 году, однако за эти годы накопилось достаточное количество судебных решений, которые вносят уточнения в трактовку нормативных документов. Показателен пример с путевыми листами. Повторюсь: единой утвержденной законодательством формы нет, в Приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 года N 152 есть лишь перечень параметров, которые должны быть в бланке путевого листа, в их числе данные об автомобиле, сведения о водителе, показания спидометра до и после поездки, маршрут транспортного средства и пр. По замыслу ведомства именно эта информация из путевого листа должна подтверждать факт использования транспортного средства, обосновывать затраченные на ГСМ средства. Также принимается в расчет количество груза или пассажиров, находящихся на борту транспортного средства, режим движения, некоторые другие погрешности (зимний коэффициент, поправка на тип дороги и пр.).
В этих условиях у организации есть три варианта действий:
- Списывать расходы по фактическим данным. В этом случае нужно быть готовыми отстаивать свою точку зрения в суде,
- Учитывать расходы по самостоятельно разработанным нормам,
- Списывать расходы по лимитам, утвержденным Распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Это наиболее простой и безопасный вариант, поэтому лучше использовать его.
В Письмах от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6 финансовое ведомство добавляет, что такие расходы признаются только в пределах норм, указанных в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации). Разработку и утверждение собственных норм топлива и ГСМ Минфин России одобряет только в отношении тех транспортных средств, для которых Методические рекомендации не устанавливали нормативов.
Новые нормы расхода гсм – как списать больше
Данный приказ должен в обязательном порядке быть утвержден руководителем предприятия или отдела, отвечающего за расход ГСМ и топлива.
В приказе можно сказать, что директор издает его, руководствуясь обновленным распоряжением Минтранса (3). Для проверяющих это будет обоснованием того, почему организация решила именно сейчас пересмотреть свои нормативы. Чиновники разрешают компаниям для одних автомобилей устанавливать минтрансовские нормативы, а для других — свои (см.
Налоговики снимут расходы на бензин, если вы не сможете их обосновать. Например, когда списываете топливо сверх норм, которые сами же установили. Многие используют нормы Минтранса, но это могут быть и собственные нормативы. Чтобы не потерять затраты, обоснуйте превышение. Оно возможно в любое время года, в том числе и летом.
Стоит отметить, что оплаченные талоны на ГСМ для целей бухгалтерского учета признаются денежными документами и хранятся в кассе учреждения (п. 169 Инструкции N 157н). Для приобретения ГСМ талоны выдаются из кассы подотчетному лицу.
Канцелярским делопроизводством не предусмотрена унифицированная форма служебной записки, поэтому она составляется в произвольной форме. Она может быть передана руководству так на бумажном носителе, так и электронном.
Последние фиксируют объемы топлива в литрах, а не их стоимость в рублях.Для бюджетного учета расчетов топливными картами целесообразно использовать счет 020105000 «Денежные документы» (по аналогии с порядком учета оплаченных талонов на ГСМ). Карты, как и талоны, должны храниться в кассе учреждения. Они передаются материально ответственному лицу — водителю или иному работнику транспортного подразделения, отвечающему за обеспечение автомобиля топливом.В аналитическом учете приходуется и списывается количество бензина, указанное в подтверждающих документах, выданных на заправке.
Арбитр сообщил, что помимо путевых листов принять к учету нужно иные документы, представленные ответчиком: договор с контрагентом, платежные поручения, товарные накладные, счета на оплату, счета-фактуры, иные документы, подтверждающие использование приобретенных ГСМ в производственных целях, ведомости выдачи талонов на ГСМ, регистры бухгалтерского учета талонов на отпуск ГСМ и пр. Все они могут стать подтверждением правомерности и обоснованности расходов, а значит, нет оснований для доначисления налога на прибыль и тем более пеней. Аргументируя свою точку зрения, ФАС ссылается на пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (новая редакция — Федеральный закон от 06 декабря 2011 г.
Пример приказа на списание горюче-смазочных материалов по нормам
Расходы в целях учета налоговой базы по налогу на прибыль должны быть обоснованными. Налоговый кодекс не обязывает нормировать расходы на ГСМ, и по мнению Минфина этого тоже не требуется (письмо Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875). Но чиновники ФНС требуют не только нормировать такие расходы, но и придерживаться нормы расхода ГСМ на 2018 год Минтранса РФ.
Пример конкретного расчета Служебный автомобиль, принадлежащий ООО «Вольта», марки Тойота Королла с объемом двигателя 1,6 л совершил поездку, отмеченную в путевом листе расстоянием 650 км. При этом он затратил 62 л бензина. Груза на борту не было (доставлялись документы).
При этом установленный порядок определения стоимости не может быть изменен в течение отчетного года (п. п. 108, 110 Инструкции N 157н). Ниже приведена корреспонденция счетов по списанию ГСМ в бухгалтерском учете.
Для каждого автомобиля лимиты расхода топлива устанавливаются индивидуально с учетом следующих факторов:
- Марка автомобиля,
- Пробег транспортного средства,
- Базовый расход топлива, утвержденный Минтрансом,
- Повышающие коэффициенты.
Списание израсходованных ГСМ осуществляется на основании следующих первичных учетных документов: — путевого листа (форма 0345001 — для легкового автомобиля, а также формы 0340002, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), в котором в обязательном порядке проставляется пробег автомобиля с расшифровкой на обратной стороне данного путевого листа километража до определенных мест назначения. Путевой лист используется для списания всех видов топлива (бензина, дизельного топлива, газа); — акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), применяемого для списания масел, специальных жидкостей и т.д.
В него заносятся данные об общем пробеге транспортного средства, выписываемые из путевых листов. Как правило, основными показателями акта на списания являются объем использованного ГСМ, общий пробег, норма списания ГСМ.
Однако в 2013 г. в Письме от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 Минфин России изменил свою позицию, сменив «обязаны» на «вправе». Одновременно чиновники указали, что Налоговый кодекс не предусматривает нормирования указанных расходов. Топливная карта представляет собой пластиковую карту, содержащую магнитную полоску или микрочип, на которых хранится информация о количестве предоплаченного топлива или лимитах на отпуск определенных видов топлива. Такие карты предназначены для многоразового использования. После заправки по топливной карте оператор АЗС выдает чек, который подтверждает факт совершения операции и отражает количество топлива, залитого в бак, и остатка горючего.
Приказ об утверждении норм расхода топлива и ГСМ
Как правило, для транспортных средств общего назначения установлены определенные виды норм топлива. Все нормы идут с учетом определенных особенностей, таких как грузоподъемность автомобиля, его работа с грузом и без, с прицепом и без него, от массы груза, состояния транспортного средства, выполняемого им маршрута, конструкции автомобиля, его двигателя, типа и категории, а так же ряда иных факторов.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на топливо и горюче-смазочные материалы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Кроме того, расходы на приобретение горючего компания вправе учесть в составе материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ (Письмо Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67).
Но учитывать расходы по нормам Минтранса безопаснее, ведь к ним у инспекторов точно не будет претензий. Образец приказа о нормах ГСМ содержит цифры с обязательными реквизитами. Разберем их поподробнее. В приказе о новых нормах надо сказать, с какого числа компания их применяет (1).
А во-вторых, каким образом компания контролирует обоснованность расходов на списание гсм. Для проверяющих это будет обоснованием того, почему организация решила именно сейчас пересмотреть свои нормативы. Для того чтобы списать гсм требуется подтвердить характер использования этих запасов.