Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация входящей и исходящей корреспонденции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.
Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Содержание:
Регистрация входящей корреспонденции
Регистрируемые документы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.
Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.
Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается и регистрируется делопроизводителем. Прием и передача корреспонденции руководству и исполнителям без регистрации запрещается. Документы, поступившие не по адресу, возвращаются делопроизводителем их авторам или отправляются по назначению.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля.
Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.
Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.
Документооборотом называется движение документов с момента их создания или получения до полного завершения исполнения или отправки.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время (выходные и праздничные дни) принимается дежурными работниками Департамента безопасности, которые обязаны передать полученную корреспонденцию делопроизводителю в первый рабочий день после выходных (праздничных) дней.
Прием, первоначальная обработка, распределение всей поступающей корреспонденции производятся отделом документооборота Управления делопроизводства (далее – отдел документооборота). Прием корреспонденции осуществляется через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также с использованием средств электронной и факсимильной связи.
Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:
- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- систематизации и обработки корреспонденции;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
Стандарт регистрация входящей корреспонденции в организации
Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются; проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе документооборота, второй – приобщается к поступившему материалу, а третий – передается отправителю документов.
Регистрация входящих документов
Регистрация и учет поступающих (входящих) документов Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ. Важно знать, что:
- Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
- Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
- Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.
Порядок приема, регистрации входящей корреспонденции
Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе.
Делопроизводитель просматривает и сортирует почту на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы. Ошибочно присланная корреспонденция (или при отсутствии указанных в ней приложений) возвращается отправителю. Конверты уничтожаются лишь после возвращения законченного делопроизводством документа в отдел документооборота. Поступившая корреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.
Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы
Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базу данных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка в электронном виде и на бумажном носителе.
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.
Журнал регистрации исходящих документов
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.
На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.
Документы, направляемые в электронном виде в УФНС России по Кировской области, Управления (Межрегиональные инспекции) и Инспекции должны быть подписаны ЭЦП «Disign» должностного лица, утвердившего документ.