Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подтверждение Авансовых Расходов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Д-т 50-3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если же «подотчетник» оплачивал услуги или работы, они принимаются к учету непосредственно на счета учета затрат (основных, общепроизводственных, общехозяйственных). Общие правила принятия к учету никак не меняются в зависимости от способа покупки (оплаты) тех или иных приобретений. Самое главное: организация должна иметь первичный документ, из которого можно получить достоверную информацию обо всех параметрах хозяйственной операции.
Сотрудник организации (УСН) оплатил оказанные компании услуги наличными средствами. Какие документы он должен приложить к авансовому отчету? Обязателен ли договор об оказании услуг?
Содержание:
Готовая инструкция для подотчетника
Главбух говорит, что без электронного билета принять к оплате документы не может, » не имеет права»,( хотя предоставлены посадочные талоны, бронирование билета, чек и выписка из банка о переводе средств с моей карты на сумму стоимости билета). Какой документ постановляет, что для бухгалтерии нашего университета «электронный билет…, не является обязательным? Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.
Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.
Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.
После возвращения из командировки командированный работник к авансовому отчету не приложил распечатку электронных билетов, подтверждающую факт оказания услуги по воздушной перевозке.
Выдача средств организацией лицу, находящемуся с ней в трудовых отношениях, — стандартная бизнес-практика. Деньги, которые компания при участии бухгалтерии передает под отчет, сопровождаются документацией, подтверждающей их целевое использование. Документы тщательно рассматриваются контролирующими органами.
Если подотчетное лицо представит лишь авансовые отчеты без приложения первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств и являющихся основанием для оприходования организацией ТМЦ, налоговики будут иметь все основания отнести выданные и невозвращенные подотчетные суммы к налогооблагаемым доходам физического лица.
Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.
Авансовый отчет: что можно принять к учету
Основное правило ведения расчетов с подотчетными лицами сформулировано в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Так, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки.
Учитываем командировочные расходы
В учете организации не было оснований учитывать электронный билет на субсчете 50-3 счета 50. Учет стоимости электронных билетов необходимо было осуществлять на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет «Расчеты с авиакомпанией»).
Полагаем, что сотрудник действовал от имени вашей организации на основании выданной доверенности, поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо. Услуги, оказанные вашей организации, получены.
Вам необходимо направить письменный запрос в авиакомпанию для выдачи «маршрут-квитанции» на бумажном носителе. Отказ можно обжаловать транспортному прокурору по месту нахождения авиаперевозчика.
Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах
При оказании услуги оформляется первичный документ – двусторонний акт, свидетельствующий об оказании оговоренного объема услуг (услуга не имеет материально-вещественного воплощения, соответственно подтвердить факт оказания услуги в объеме, предусмотренном договором, и по установленной цене следует актом). Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Организация в ноябре 2011 г. направила в командировку работника в г. Волгоград с целью заключения договора на поставку продукции. В авиакомпании подотчетным лицом, ответственным за организацию командировки, были приобретены электронные билеты на самолет к месту командирования и обратно.
А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, услуг в интересах организации.
Что должно прилагаться к авансовому отчету
Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.
Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии).
Обращаем внимание, в общем случае согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ) при получении наличных денежных средств в т. ч. и за оказание услуг организациями и индивидуальными предпринимателями, обязательно применение контрольно-кассовой техники, включенной в государственный реестр.
Юрий! Есть вариант обратиться в компанию — перевозчик, услугой, которой Вы пользовались с заявлением о подтверждении Ваших расходов, связанных с поездкой к месту командировки. Поднять им эту информацию, как правило не составляет сложности.
В случае оплаты вашей организацией (через подотчетное лицо) выполненных услуг наличными денежными средствами подтверждением получения наличных денежных средств должен быть кассовый чек, который формируется в кассовом аппарате исполнителя услуг.
Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации.
Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.
Пример инструкции для подотчетника
В настоящее время только кассовые документы составляются по ранее утвержденным унифицированным формам, все иные формы могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно.
Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно.
В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу…») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата.
Командируемому работнику при составлении авансового отчета следовало наряду с другими первичными документами, подтверждающими расходы по командировке, представить распечатку электронных билетов, в которой должны быть указаны фамилия пассажира, маршрут, стоимость билетов, дата поездки.