Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичка: унифицированная и не очень». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.
В настоящее время в соответствии с положениями действующего Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо использовать формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. А по тем документам, в отношении которых унифицированные формы не утверждены, организация может разработать собственную форму документа.
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Содержание:
Первичные документы: унифицированные и не очень
Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими. Первичные учетные формы — это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ.
Однако если формы документов вы берете из программы, то нет смысла их менять. Ведь затраты на перенастройку программного обеспечения могут быть существенные. Да и у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от вас документ, составленный по знакомой форме.
Аналогичным образом не может выступать в качестве первичного учетного документа договор – например, договор купли-продажи или подряда. Ведь факт заключения договора не доказывает совершения действий во исполнение данного договора (отгрузки товара, выполнения работ и т.д.), а потому для того, чтобы зафиксировать совершение операции и отразить ее в учете, необходимы такие документы, как накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.д.В приказе отсутствует оговорка о применении данного документа только автотранспортными предприятиями, поэтому его нормы распространяются на всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Документы по международным стандартам
Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.
Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными. Вместе с тем организации смогут сами разрабатывать некоторые формы первички, и важно делать это правильно.
В декабре 2011 года Госдума приняла новый закон, который вступает в силу в 2013 году. Его характеризует либерализация требований к оформлению первичной документации. В статье 9 нового закона установлено, что формы первичных учетных документов будет утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета. Осталось только одно неотъемлемое требование — обязательные реквизиты. Это не значит, что теперь мы не можем использовать документы из альбомов унифицированных форм.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется на основе первичных учетных документов.
Если вы хотите подробнее узнать о наших услугах и получить индивидуальный расчет стоимости, пожалуйста, заполните форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время. Таким образом, в бухгалтерском учете есть «железное правило» – ни одна хозяйственная операция не может быть отражена, если на нее отсутствуют оправдательные первичные учетные документы.
Данное опубликование является официальной публикацией документа, который вступает в силу со дня его подписания, если самим документом не установлен другой порядок вступления в силу.
К примеру, при составлении счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета) используются формы, утвержденные Правительством. Так что, если у кого-то возникло желание с 2013 г. «подправить» эти документы, убрав ненужные строки (к примеру, касающиеся акцизов), предупреждаем: так делать не нужно. Ведь контрагент сможет получить вычет НДС только по счету-фактуре, составленному по правительственной форме.
Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Госкомстатом России установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.
К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.
Решаемся на использование собственных форм
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения. Именно на основании первичной документации совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.
Постановления, не представленные для государственной регистрации и не опубликованные в вышеупомянутых официальных изданиях, не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний.
Бесконечно обсуждаются вопросы о необходимости подписей и печатей, форм, возможности внесения корректировок. В преддверии 2013 года налогоплательщикам грозят серьезные изменения в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.11 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №402-ФЗ), в том числе и в отношении первичных документов.
Первичные учетные документы: форма имеет значение
Такое опубликование является официальной публикацией постановления, которое вступает в силу по истечении 10 дней с даты официального опубликования, если в нем не предусмотрен иной срок вступления в силу.
Впрочем, «первичка» важна не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Ведь согласно ст. 252 НК РФ обязательными условиями для признания расходов в целях налогообложения является не только их экономическая обоснованность, но и документальное подтверждение.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.
Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.
Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.
Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можете взять унифицированные формы и «расчистить» их от ненужных реквизитов. В арбитражной практике последнего времени наметилась новая, положительная, с точки зрения налогоплательщиков, тенденция – суды признают, что утвержденные Госкомстатом унифицированные формы не являются обязательными для применения, и отменяют решения ИФНС о начислении налоговой недоимки. Какие аргументы необходимо использовать, если налоговики по причине отсутствия той или иной унифицированной формы исключили затраты из состава расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, или отказали в праве на вычет сумм «входного» НДС? Необязательны к применению все постановления Госкомстата или только некоторые из них? Почему не все суды встают на сторону налогоплательщиков?
Минфин России считает, что такие затраты не могут включаться в расходы, документы оформлены с нарушением унифицированной формы (Письмо Минфина РФ от 19.11.09 №03-03-06/1/764). Есть огромное количество судебных решений, поддерживающих это мнение, и не меньшее количество решений арбитража, которые признают факт наличия расходов более важным по отношению к факту безошибочного оформления документов.
Кассовые документы, которые не фигурируют в Порядке № 373П, к примеру журнал регистрации кассовых документов, можно будет составлять и по самостоятельно разработанной форме.
Соблюдение данных реквизитов особенно важно в случае, если организация совершила операцию, на которую отсутствует унифицированная форма документа – ведь в этом случае согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухучете организация должна самостоятельно разработать форму документа для отражения такой операции. В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.