Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет исходящие письма на иностранном языке правила». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Можно ли признать расход, если налоговый орган не истребовал перевода документов или не приостановил для этого налоговую проверку (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.
Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.
Содержание:
Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией
Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.
Нередко бухгалтер организации в своей работе сталкивается с документами, оформленными на иностранном языке. В случае, если данные документы представляют важность для бухгалтерского учета и могут быть использованы в качестве первичных документов неизбежно возникают вопросы, связанные с их переводом на русский язык: в частности, кто именно уполномочен делать перевод документа, оформленного на иностранном языке; в каком объеме совершается перевод документа и пр.
Лист с текстом перевода должен быть скреплен с копией переводимого документа. Верность перевода или фамилия переводчика заверяется нотариусом в установленном порядке, в соответствии с Приложением 1.
Порядок работы с исходящей корреспонденцией
Официальная позиция заключается в том, что расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством (правилами) иностранных государств, на территории которых они осуществлены.
Решение данного вопроса имеет принципиальное значение, поскольку первичный документ, о котором идет речь в письме, необходим в качестве оправдательного документа по налогу на прибыль. Ситуация, которую рассмотрел Минфин РФ, заключается в следующем. Организация – общество с ограниченной ответственностью направляет работника в командировку за границу. По возвращении из командировки работник отчитывается, прикладывая к авансовому отчету оправдательные документы, составленные на иностранном языке.
В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.
ГОСТ Р 6.30 — 97. Унифицированные системы документации Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт, 1997 (в ред.
Учет исходящие письма на иностранном языке правила
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.
Отметка может проставляться от руки: │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ Или же с помощью резинового штемпеля: │ «__» ___________________ 20__ г.
IV. Написание имени и фамилии на русском языке должно быть одинаковым в переводах всех представляемых документов и совпадать с русскоязычным написанием имени и фамилии во въездной визе.
Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета. При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами.
Есть решение суда в котором указано, что расходы можно подтвердить документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства.
На основании образца журнала регистрации исходящих аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству. У нас группа компаний, могу ли я вести журнал входящей корресп.
Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др.
Документ составлен на иностранном языке…
В Письме Минфина РФ от 20.04.12 №03-03-06/1/202 дан ответ на конкретный вопрос, однако, его разъяснения касаются не только документов по зарубежным командировкам, а вообще первичных учетных документов, составленных на иностранных языках.
Обязателен ли перевод первичных документов, составленных в соответствии с правилами иностранного государства, на русский язык (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Минфин России излагал данную точку зрения по вопросу перевода документов, составленных на иностранном языке и ранее: Письма Минфина РФ от 22.03.10 №03-03-06/1/168, от 26.03.10 №03-08-05/1, от 03.11.09 №03-03-06/1/72, от 14.09. 09 №03-03-05/170, от 16.02.09 №03-03-05/23.
Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Если имя и/или фамилия изменялись, то необходимо дополнительно представить свидетельство о перемене имени и фамилии (или свидетельство о браке). Если данное свидетельство выдано в иностранном государстве и выполнено на иностранном языке, оно также должно быть оформлено в соответствии с пунктами I и II. Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно.
В Письме Минфина РФ от 20.04.12 №03-03-06/1/202 разъясняется, что документы по зарубежным командировкам могут быть переведены любым сотрудником компании, а не обязательно профессиональным переводчиком. Касаются ли эти разъяснения любых первичные документы на иностранном языке? Что требуется от обычного сотрудника компании (кроме его знаний иностранного языка) для возможности переводить документы? Как это должно быть оформлено? Что означает фраза «построчный перевод»?
Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Регистрация исходящих документов
Касаются ли эти разъяснения любых первичные документы на иностранном языке? Что требуется от обычного сотрудника компании (кроме его знаний иностранного языка) для возможности переводить документы? Как это должно быть оформлено? Что означает фраза «построчный перевод»?
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.
Такими первичными учетными документами могут быть: грузовая таможенная декларация (декларация на товары), международные транспортные документы — транспортные накладные, подтверждающие передачу товара перевозчику (международные авиа-, авто-, железнодорожные накладные, коносаменты), коммерческие счета (инвойсы), акты приема-передачи выполненных работ (услуг), иные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.
Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
Следует отличать виды от способов их передачи: правила одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации. В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Финансовое ведомство разъясняет, что, поскольку предназначение любого первичного документа заключается в том, чтобы подтверждать факт совершения хозяйственной операции, в первичных документах, составленных в соответствии с требованиями иностранного государства, должны содержаться реквизиты, отражающие суть совершенной операции.